הסדר של זמני שהות נבחן בראש ובראשונה בשגרה. צריך להבין מי אוסף מהמסגרת, באילו ימים יש לינה, איך מגיעים בבוקר לבית הספר או לגן ומה קורה כאשר יש חוג או טיפול. אם ההסדר דורש בכל שבוע חריגים והחלפות, הוא כנראה אינו מותאם למציאות.

בגבעתיים והאזור, מרחקים קצרים יכולים להפוך לנסיעה ארוכה בשעות מסוימות. גם מקום העבודה של ההורים יכול להשפיע על היכולת לבצע איסופים והחזרות. לכן חשוב לבנות לוח שלא נשען רק על חלוקה מספרית של ימים אלא גם על יכולת אמיתית לקיים אותו.

מעבר לכך, צריך לחשוב על ימים שאינם שגרתיים. חגים, חופשות, ימי מחלה או חופשת קיץ הם המקומות שבהם הסדרים כלליים מדי מתחילים להישחק. ככל שהמנגנון ברור יותר מראש, כך קטן הצורך לנהל מחדש את אותה שיחה בכל פעם.

הסכמות רבות נראות מצוינות עד שמגיע האירוע הראשון שלא הוגדר. מי משלם על טיפול חדש? מה קורה אם אחד ההורים רוצה לרשום לחוג נוסף? תוך כמה זמן צריך להעביר קבלה? מי אוסף כשהמסגרת סגורה? שאלות כאלה אינן שוליות; הן בדיוק המקומות שבהם הסכסוך חוזר.

לכן כדאי להסדיר מראש מנגנון להוצאות מיוחדות, לשינויים בלוח, לחגים, לנסיעות ולימי מחלה. אין צורך לכתוב עשרות עמודים, אבל כן צריך לזהות את המקומות שבהם למשפחה הספציפית צפוי קושי.

גם התקשורת ההורית צריכה להיות פונקציונלית. מסמך מבית הספר, תור רפואי או שינוי בשעת חוג צריכים לעבור בצורה ברורה. תקשורת עניינית אינה פותרת את כל המחלוקות, אבל היא מצמצמת את מספר המצבים שבהם חוסר מידע הופך לעימות.